Bir organizasyon gurusu ya da etkinlik yönetimi uzmanı olmayabilirim, ancak bir izleyici, katılımcı ya da konuşmacı olarak bir etkinlik dahilinde dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda iki üç kelam edebilirim.
Dün AB-Türkiye ilişkilerinin masaya yatırıldığı bir etkinliği takip ettim. Gözüme çarpan ve gerçekten önem verilmesi gerektiğini düşündüğüm konuları buraya yazmazsam içimde kalacak ve hazım sorunu yaşayacağım.
-Etkinlik Zamanlaması : Katıldığım etkinliğin gerçekleştiği mekanda her ne hikmetse aynı başlıklı amma velakin daha resmi bir toplantı gerçekleşti. Bu iki etkinliğin çatışması ister istemez konuyla ilgili kişilerin ve özellikle de basının ilgisini olumsuz etkileyen bir durum. Bu sebeple bir etkinlik yapmadan önce mümkün mertebe aynı dönemde aynı ya da çevre mekanlarda (aynı oteli geçtim, semt ya da şehirde) aynı temalı ya da başlıklı başka bir etkinlik yapılıp yapılmadığını iyi araştırmak ve etkinlik yönetimine buradan başlamak gerekiyor. Benim katıldığım etkinlikte bu gözden malesef kaçırılmış.
-Programa sadık kalmak: Etkinlik öncesi katılımcılara ya da basına bir program taslağı ulaştırılır. Herkes dinlemek istediği kişileri ve zamanlamasını buna göre belirler. Siz sadece açılış konuşmalarını dinlemek için hele de haftasonu evinizden erken saatlerde yola dökülmüşken konuşmacıların 1 saat gecikmeyle çıkması rahatsız edicidir. Bunun yanı sıra program dahilinde olmayan amma velakin hatır gönül nedeniyle program dışındaki kişilerin konuşmacı olması izleyici ve katılımcıları çileden çıkarabilir. Konuyla ne kadar ilgili olursanız olun, düzenli uygulanan bir program katılımcıyı herşeyden daha çok memnun eder.
-Konuşma süreleri: Konferans, seminer, ders… hiç farketmez. Hepsinin bir süresi olmalı. Ve o süreye mümkün olduğunca uyulmalı. İnsanların kapalı bir ortamda maksimum verimle birşey dinleme ve izleme kapasiteleri yarım saati geçmeyecektir. Siz bir oturumdaki konuşmacıya program dahilinde verilen süre 30 dk. iken minimum 50 dk. süre veriyorsanız ve bunun gibi en az 3 kişi dinletmek istiyorsanız, Guantanamo yetkilileriyle görüşüp bunu onların işkence yöntemleri arasına dahil ettirebilirsiniz. Bu gerçekten konunun ilgilisi insanların ilgisini bile yıkıp geçen bir durumdur.
-Konuşmacı metinlerinin ön incelemeden geçmesi: Uluslararası bir etkinlik düzenliyorsunuz ve konu başlıklarını belirledikten sonra konunun uzmanı olduğunu düşündüğünüz kişileri davet edip konuları bildiriyorsunuz. Bu kişilere konuşma metin ya da sunumlarını hazırlamak için bir deadline verilmesi gerekir. Ardından içerikten sorumlu organizasyon ekibi bu metinleri ve sunumları tek tek incelemelidir. Neden ? Sansür uygulamak için değil elbette. İçerikten haberdar olmak ve bunu moderatör olacak kişiye sunmak ve işini kolaylaştırmak için. Moderatöre son maddede bilahere değineceğim.
Konferans sırasında sorun çıkmasını istemiyorsanız her türlü ayrıntıyı düşünmek gerekir. Bunu neden ekledim peki ? Dün gerçekleşen konferansın alt başlıklarından biri “Kıbrıs Sorunu” idi. Konunun uzmanı olarak da emekli bir büyükelçi davet edilmiş. Bu büyükelçimiz yaptığı yaklaşık 50 dakikalık konuşmada sanırım dışişleri bürokrasisinin, askeri bürokratik disiplin ve sunum üslubuna benzer bir nitelik taşımasından sanki kendi bakanlığı içinde bir brief veriyormuşçusuna Türkiye odaklık, milli menfaatler odaklı bir üslup ve sunum biçimi benimsedi. Ardından izleyici olan Yunanistan eski dışişleri bakanlığı genel sekreteri söz istedi ve bu tavrın ne kadar yanıltıcı, tek taraflı ve incitici olduğunu açıklayan az ve öz, hatta tüm konferansı en iyi şekilde özetleyen bir konuşma yaptı. Az önce söylediğim gibi bu bir uluslararası etkinlikse siz en ufak bir kelime yada cümle ya da bunu söyleyiş biçiminizle konuşmacı, ya da izleyicileri kızdırabilir, gücendirebilirsiniz.
-Karşı görüş eksikliği: Bir önceki maddeyle yakından ilgili bir husus bu. Bir oturumda tartışılan konu birden fazla aktörü gerekli kılıyorsa, örneğin Kıbrıs gibi, siz konuyu yalnızca Türkiye tarafından ele alırsanız yanılırsınız. Bu karşı tarafa olan düşmanlığı körüklemekten öteye gidemez. Siz organize edenleri de küçük düşürmekten öteye gidemez. Sağlıklı bir tartışma ortamı konunun tüm taraflarını aynı masada toplamayı gerektirir.
Dünkü etkinlikte tüm oturumlarda hükümete yönelik eleştiriler, öneriler geldi . Ancak işin ironik yanı hükümetten tek bir temsilcinin bile konferansı izlemiyor oluşuydu. Yani kısacası körler sağırlar birbirini ağırladı.
-Moderasyon: Bu önemli bir sorumluluktur. Modere eden insan kimin ne kadar süreyle konuşacağını, ne konuşacağını ana hatlarıyla da olsa bilmelidir. Önce bir sunuş yapılır ardından söz sırası verilir. 30 dk.lık konuşmanın son 10 dakikasında uyarı yapılır. 30. dk bittiğinde sürenin bittiği hatırlatılır ve özet yapılması istenir. Eğer süre aşılmaya devam ediliyorsa nazik biçimde sürenin bittiği bildirilir ve bir sonraki konuşmacıya söz verilir.(arada soru cevap kısmı da olması gerektiğinden konuşmanın normal şartlarda 25 dk.yı aşmaması gerekir) Eğer siz bir moderatör olarak zamanlama yapamıyorsanız hiç o kürsüye falan çıkmayın.
Konuşmacı olmak iyidir, yani o kürsüye çıkmak birilerine seslenmek. Derdinizi anlatmak.. Süreyi bilemezsiniz belki ama bu işin bir de izleyici kısmı var. Onları da düşünmelisiniz. Kendinizi canla başla dinletme sürenizin 15 dakika olduğunu hesaba katarak anlatmalısınız derdinizi..
Gerçekten dün, bu kadar üst düzey insanın katılımıyla gerçekleşen etkinliğin organizasyon anlamında tam bir fiyasko olması can sıkıcıydı. Türkiye adına da büyük bir kayıp oldu..
PS: Gündeme ilişkin aklıma takılanları “gündeme dair karalamacalar” başlığı altında ele almaya karar verdim. her zaman sevgili günlük olmaz..
